美容室の予約効率を上げるお客さんへの事前連絡術

「せっかく予約を入れたのに、お客さんが来ない…」
「急にキャンセルの連絡が入って、予定が狂っちゃった…」
「当日になって『時間変更できますか？』と言われても…」

こんな経験、美容室経営者なら誰でもありますよね。
実は、これらの問題はすべて「事前連絡」で解決できるんです！

今日は、お客さんへの上手な事前連絡で予約効率を劇的に改善し、
ドタキャンやトラブルを激減させる方法をお話しします。
ちょっとした連絡の工夫で、お店の売上も安定し、
お客さんにも喜ばれる一石二鳥の方法ですよ！

なぜ事前連絡が予約効率アップの鍵なの？

1. ドタキャン・無断キャンセルの激減

統計データ

• 事前連絡なし：ドタキャン率約15%
• 事前連絡あり：ドタキャン率約3%

つまり、80%のドタキャンを防げるんです！

2. 時間の有効活用

事前連絡で防げるトラブル

• 「道に迷って遅れます」
• 「時間を間違えてました」
• 「今日だと思ってました」
• 「急用ができてしまって…」

これらを事前に防ぐことで、スケジュールが安定します。

3. お客さんの満足度向上

実は、お客さんも「忘れていた！」
「確認してもらえて安心」と喜んでくれるんです。

事前連絡の基本：「3-2-1の法則」

効果的な事前連絡には、タイミングが重要です。

3日前連絡：「楽しみにしています」

目的：予約の再確認と期待感の醸成

連絡内容例
「○○さん、こんにちは！3日後の○月○日14時からのご予約、
楽しみにお待ちしております。
何かご質問がございましたら、お気軽にお電話くださいね♪」

効果

• 予約を思い出してもらう
• 変更が必要な場合の早期対応
• お店への期待感アップ

2時間前連絡：「準備万端です」

目的：最終確認と安心感の提供

連絡内容例
「○○さん、本日14時からのご予約のお時間が近づいてまいりました。
スタッフ一同、お待ちしております。お気をつけてお越しくださいませ」

効果

• 当日の最終確認
• お店の準備万端アピール
• 来店への自然な促進

1時間後連絡：「お疲れさまでした」

目的：アフターフォローと次回へのつなぎ

連絡内容例
「本日はありがとうございました。
新しいヘアスタイル、とてもお似合いでした！
何かお気づきの点がございましたら、遠慮なくご連絡くださいね」

効果

• お客さんの満足度確認
• アフターケアの印象向上
• 次回予約への布石

連絡手段別の効果的な使い方

LINE（最もおすすめ）

メリット

• 24時間いつでも送信可能
• 既読確認ができる
• 気軽で親しみやすい
• 写真や絵文字で表現豊か

効果的な使い方

【3日前メッセージ例】
○○さん、お疲れさまです😊
3日後（金曜日14時）のご予約、
楽しみにお待ちしております✨

前回お話していた春のヘアスタイル、
素敵なプランを考えてお待ちしてますね💇‍♀️

何かご質問があれば、
お気軽にお返事ください♪

SMS（ショートメール）

メリット

• 確実に届く
• シンプルで見やすい
• LINEを使わないお客さんにも対応

効果的な使い方

【2時間前メッセージ例】
田中様
本日14時からのご予約確認のご連絡です。
スタッフ一同お待ちしております。
○○美容室 03-1234-5678

電話

メリット

• 確実に内容が伝わる
• お客さんの声を聞ける
• 変更や相談にその場で対応

使うべき場面

• 高額メニューの予約
• 初回来店のお客さん
• 特別な要望があるお客さん
• システム上重要な予約

メール

メリット

• 詳細な情報を伝えられる
• 正式な記録として残る
• 添付ファイルで資料送付可能

効果的な活用

• 予約確認書の送付
• メニュー詳細の説明
• ヘアケアアドバイス

お客さんタイプ別の連絡術

Aタイプ：几帳面なお客さん

特徴

• 時間をきちんと守る
• 予約変更は早めに連絡
• 丁寧な対応を好む

連絡のコツ

• 正確な情報提供
• 敬語を使った丁寧な文面
• 詳細な案内

例文
「○○様、いつもありがとうございます。
○月○日14時からのご予約について、詳細をご連絡いたします。
当日は受付後、カウンセリングから始めさせていただきます。
所要時間は約90分を予定しております」

Bタイプ：忙しいお客さん

特徴

• 時間に追われがち
• 短時間での施術を希望
• 簡潔な連絡を好む

連絡のコツ

• 短くて要点のまとまった内容
• 時間に関する配慮
• 効率性をアピール

例文
「お疲れさまです！明日14時のご予約、
効率的に進めてお時間通りに仕上げますのでご安心ください。
駐車場も確保してお待ちしております」

Cタイプ：フレンドリーなお客さん

特徴

• 親しみやすい雰囲気
• 楽しい会話を重視
• カジュアルな対応を好む

連絡のコツ

• 親しみやすい文面
• 絵文字や感嘆符の活用
• 楽しい期待感の演出

例文
「○○さん♪ いよいよ明日ですね〜！
新しいカラーリング、絶対似合うと思います✨
スタッフみんな楽しみにしてます😊」

Dタイプ：慎重なお客さん

特徴

• 不安を感じやすい
• 詳しい説明を求める
• 安心感を重視

連絡のコツ

• 安心感を与える内容
• 詳細な説明
• いつでも相談できることを伝える

例文
「○○さん、明日のご予約について詳しくご案内します。
ご不安な点やご質問がございましたら、いつでもお気軽にお電話ください。
担当の田中が責任を持って対応いたします」

状況別の事前連絡テクニック

初回来店のお客さん

特別な配慮が必要な理由

• お店の場所がわからない
• 雰囲気が不安
• 何を準備すれば良いかわからない

効果的な連絡例

【前日連絡】
○○様、明日は初めてのご来店ありがとうございます！

【場所のご案内】
○○駅から徒歩3分、○○銀行の隣です。
駐車場もございます。

【当日の流れ】
受付→カウンセリング→施術→お会計
所要時間：約90分

【持ち物】
特に必要ありません。
リラックスしてお越しください♪

何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお電話くださいね。
スタッフ一同、お待ちしております！

高額メニューの予約

注意すべきポイント

• 金額の再確認
• 所要時間の説明
• 特別感の演出

効果的な連絡例

【2日前連絡】
○○様、特別コースのご予約ありがとうございます。

【メニュー確認】
プレミアムトリートメントコース
所要時間：約3時間
料金：15,000円（税込）

当日は専属スタッフが最初から最後まで
丁寧に担当させていただきます。

至福のお時間をお約束いたします✨

雨の日・悪天候時

お客さんの心配事

• 髪型が崩れる
• 遅刻してしまう
• 行くのが面倒になる

効果的な連絡例

【当日朝の連絡】
○○さん、おはようございます！
今日は雨模様ですが、ご予約お待ちしております☔

【雨の日サービス】
・タオルドライサービス無料
・雨に負けないスタイリング
・傘の無料貸し出し

雨の日だからこそ、
美容室でリフレッシュしませんか？😊

連休前・年末年始

お客さんの状況

• 予定が変わりやすい
• 忙しくて忘れがち
• 特別な準備をしたい

効果的な連絡例

【3日前連絡】
○○さん、お疲れさまです！
連休前のご予約、ありがとうございます🌟

混雑が予想されるため、
お時間通りにお越しいただけると助かります。

素敵な連休になるよう、
最高のスタイルに仕上げますね✨

ご予定に変更がございましたら、
お早めにご連絡ください♪

効果を最大化する連絡のコツ

1. 個別性を出す

NG例
「明日のご予約、お待ちしております」

OK例
「○○さん、前回お話しされていた結婚式用のヘアスタイル、
素敵なアイデアを考えてお待ちしております♪」

2. 具体的な情報を含める

含めるべき情報

• 日時（曜日も含めて）
• 担当者名
• 所要時間
• 料金（高額の場合）
• 特別なサービス内容

3. 次のアクションを示す

例

• 「何かご質問があれば、お気軽にお返事ください」
• 「変更がございましたら、お早めにご連絡ください」
• 「当日お会いできるのを楽しみにしております」

4. ポジティブな表現を使う

NG例
「キャンセルの場合は連絡してください」

OK例
「楽しみにお待ちしております！
もし予定に変更がございましたら、お気軽にご連絡くださいね」

システム化で効率アップ

自動送信システムの活用

予約管理アプリの自動機能

• 予約3日前に自動でリマインダー送信
• 当日朝に確認メッセージ送信
• 来店後にお礼メッセージ送信

設定例

【3日前自動送信】
こんにちは！○日後のご予約、
楽しみにお待ちしております♪
何かご質問がございましたら、
お気軽にご連絡くださいね。

【当日2時間前自動送信】
本日のご予約時間が近づいてまいりました。
スタッフ一同、心よりお待ちしております。

テンプレート化

よく使う文面をテンプレート化

• 初回来店用
• リピーター用
• 高額メニュー用
• 悪天候時用
• 連休前用

効率化のメリット

• 送信時間の短縮
• 文面の品質統一
• 送信忘れの防止

実際の成功事例

Fさんの美容室（スタッフ3名）での事例

導入前の問題

• ドタキャン率：月15%（約20人）
• 無断キャンセル：月5件
• 予約変更による混乱：週3-4回
• スタッフのストレス増加

実施した事前連絡システム

1. LINE公式アカウントでの3日前連絡
2. 前日の最終確認
3. 当日朝の激励メッセージ
4. 来店後のお礼メッセージ

6ヶ月後の結果

• ドタキャン率：月3%（約4人）→ 80%減少
• 無断キャンセル：月1件→ 80%減少
• 予約変更の事前連絡：95%→ 混乱激減
• お客さん満足度向上

Fさんのコメント
「最初は『連絡が面倒』と思っていましたが、
システム化してからは自動で送信されるので楽になりました。
何より、お客さんから『忘れるところでした、ありがとう』
『丁寧で安心します』という声をいただけるようになって、
関係がより良くなりました」

数字で見る効果

• 月間売上の安定化：ドタキャン減少により月20万円の売上増
• 作業効率向上：急な予定変更対応が90%減少
• お客さん満足度：アンケート評価が4.2→4.8にアップ

注意点：やりすぎは禁物

適切な頻度を保つ

NG例：連絡しすぎ

• 1週間前、3日前、前日、当日朝、2時間前…
• お客さんが「しつこい」と感じる

OK例：適切な頻度

• 初回：3日前＋前日
• リピーター：前日のみ
• 高額メニュー：3日前＋当日朝

お客さんの好みに合わせる

確認しておくべきこと

• 連絡方法の希望（LINE、SMS、電話）
• 連絡時間の希望（朝は避けて、など）
• 連絡頻度の希望（最小限で、など）

今すぐできる！事前連絡システム構築法

今週中にできること

1. 現状分析

• 先月のドタキャン件数を数える
• 無断キャンセル件数を確認
• 予約変更による影響を整理

2. 連絡手段の準備

• LINE公式アカウントの開設
• 基本的なメッセージテンプレート作成
• スタッフ間での役割分担

来月までにできること

1. システム導入

• 予約管理アプリの導入検討
• 自動送信機能の設定
• お客さんデータの整理

2. 運用開始

• 一部のお客さんで試験運用
• 効果の測定開始
• 改善点の洗い出し

3ヶ月後の目標

• ドタキャン率50%以上減少
• 予約効率の大幅改善
• お客さん満足度の向上
• 安定した売上の確保

まとめ：小さな連絡が大きな変化を生む

事前連絡は、一見すると「当たり前のこと」に思えるかもしれません。
でも、この「当たり前」を丁寧に、システマティックに行うことで、
美容室経営は劇的に改善されます。

事前連絡で得られるもの

1. 安定した売上：ドタキャン激減により収入が安定
2. 効率的な運営：急な変更対応が減り、計画通りに進む
3. お客さんとの信頼関係：丁寧な対応で満足度向上
4. スタッフのストレス軽減：予想外の事態が減る
5. 競合との差別化：細やかな気遣いで選ばれるお店に

成功の秘訣

• お客さん目線で内容を考える
• 継続的に実施する
• システム化で効率を上げる
• 個別対応で特別感を演出
• 効果測定で改善し続ける

最初は少し手間に感じるかもしれませんが、
慣れてしまえば自然な業務の一部になります。
そして、その効果は必ず数字となって現れます。

あなたの美容室が、お客さんに愛され、
安定した経営を続けられるお店になるよう、
まずは明日の予約から事前連絡を始めてみませんか？

小さな一歩が、大きな変化の始まりになりますよ！