突発的業務に振り回されない仕組み作り

はじめに：なぜあなたは毎日「予定外の仕事」に追われるのか？

「今日こそはチラシを作ろう」「POPを5枚書き上げよう」と朝に決めたのに、夕方になってみると結局何もできていない…そんな経験はありませんか？

その原因は「突発的業務」にあります。お客様からのクレーム対応、スタッフからの質問攻撃、急な機材トラブル、予想外の来店ラッシュ…これらに振り回されている限り、あなたは永遠に「火消し人生」から抜け出せません。

「突発的業務」の正体を見抜く

まずは「突発リスト」を作ってみよう

過去1ヶ月間で起こった突発的な業務を全て書き出してください。多くの経営者は「そんなにないよ」と言いますが、実際に書き出すと驚くほど多いことに気づくでしょう。

よくある突発業務の例：

• 「店長、これどうしたらいいですか？」の質問攻撃
• 「お客様がクレームを言っています」の緊急呼び出し
• 「機械が故障しました」のトラブル対応
• 「材料が足りません」の急な仕入れ
• 「今日休みます」の急な欠勤対応

「慢性化」している突発業務に気づく

実は最も危険なのは、突発業務が慢性化して「それが普通」だと思ってしまうことです。

毎日のようにスタッフから質問されているのに、「うちはいつもこうなんです」と諦めていませんか？それは異常事態なのです。

突発業務が生まれる3つの根本原因

原因1：判断基準が共有されていない

スタッフが何かあるたびに「店長、どうしましょう？」と聞いてくるのは、判断基準が明確でないからです。

改善策： 「こういう場合はこうする」という判断基準を事前に決めて共有する。

原因2：マニュアルが整備されていない

同じトラブルが何度も起こるのは、対処法がマニュアル化されていないからです。

改善策： 一度起こったトラブルは必ずマニュアル化し、次回以降はスタッフが対応できるようにする。

原因3：予防策が講じられていない

機材トラブルや材料切れなどは、多くの場合予防可能です。

改善策： 定期点検や在庫管理システムを導入する。

突発業務を激減させる5つの仕組み

仕組み1：「FAQ（よくある質問）」リストの作成

過去の質問を全て記録し、回答集を作成します。新しいスタッフには必ずこれを渡し、「まずはここを見てから質問して」と伝えます。

仕組み2：「判断基準表」の策定

状況	判断基準	対応者
お客様のクレーム	金額1万円未満	スタッフ対応
お客様のクレーム	金額1万円以上	店長対応
機材の不調	軽微なもの	マニュアル参照で対応
機材の不調	重大なもの	業者連絡

仕組み3：「定期点検カレンダー」の運用

機材や設備の点検日を事前に決めて、カレンダーに記入。突然の故障を防ぎます。

仕組み4：「在庫アラートシステム」の導入

材料や消耗品の最低在庫数を決めて、それを下回ったら自動的に発注するシステムを作ります。

仕組み5：「緊急時対応マニュアル」の整備

火災、停電、システムダウンなど、本当の緊急事態への対応を事前に決めておきます。

「社長不在時間」を作って仕組みを強化する

まずは1時間からスタート

いきなり半日店を空けるのは不安でしょう。まずは1時間、お店を離れてみてください。案外、何も問題は起こりません。

問題が起こったら「改善のチャンス」

もし問題が起こったら、「やっぱり自分がいないとダメだ」ではなく、「これを仕組み化するチャンスだ」と考えてください。

段階的に不在時間を延ばす

1時間→2時間→半日→1日と、段階的に不在時間を延ばしていきます。

実践事例：居酒屋チェーン店の改善例

改善前：

• 毎日平均15回の「店長コール」
• 月末の売上集計作業で深夜まで残業
• 休日も電話で呼び出される

改善後：

• 判断基準表とマニュアル整備で「店長コール」が3回に激減
• 売上集計の自動化で作業時間が80%短縮
• 緊急時以外の電話禁止ルールで休日確保

結果： 月間40時間の時間創出に成功し、新店舗出店の準備に集中できるように。

今日からできるアクションプラン

ステップ1：突発業務リストの作成（今週中）

この1週間で起こった突発業務を全て記録する

ステップ2：FAQ作成開始（来週から）

よくある質問トップ10の回答集を作成

ステップ3：判断基準表の策定（今月中）

スタッフが自己判断できる基準を明文化

ステップ4：1時間不在実験（来月から）

週1回、1時間お店を離れる練習を開始

まとめ：「火消し経営」から「予防経営」へ

突発業務に振り回される経営は、「火消し経営」です。これを「予防経営」に変えることで、あなたは本来やるべき「儲かるアイデアを考える時間」「儲かる仕組みを作る時間」を確保できます。

仕組み作りには最初は時間がかかりますが、一度作ってしまえば永続的に時間を生み出してくれます。今日から少しずつでも始めてみてください。

あなたの人生の主導権を、突発業務から取り戻しましょう。

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次回は「1週間行動分析シートの作成と活用方法」について詳しく解説します。あなたの24時間×7日間を完全に見える化し、時間の使い方を劇的に改善する方法をお伝えします。