割り込み業務に対処する時間ブロック法

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「集中している時に限って邪魔が入る」の法則

ポップ作成に集中していたら、スタッフから「店長、これどうしたらいいですか?」 新メニューのレシピを考えていたら、業者から電話… 重要な書類を作成していたら、お客様から質問…

「なぜ集中している時に限って邪魔が入るんだろう?」

実は、これは偶然ではありません。集中している人ほど、周りから頼られやすくなるのです。

今日は、この「割り込み業務」を上手にコントロールして、集中時間を確保する「時間ブロック法」をお伝えします。

割り込み業務の正体を知る

まず、あなたの集中を妨げる割り込み業務を分類してみましょう。

タイプ1:緊急度高・重要度高(真の緊急事態)

  • お客様からのクレーム対応
  • 機械の故障・停電
  • スタッフの急病
  • 食中毒などの安全問題

対処法: 即座に対応(全体の5%程度)

タイプ2:緊急度高・重要度低(偽の緊急事態)

  • スタッフからの些細な質問
  • 営業の電話
  • 急ぎでない書類の確認依頼
  • 「ちょっといいですか?」系の相談

対処法: 時間を指定して後回し(全体の60%程度)

タイプ3:緊急度低・重要度高(計画的対応が必要)

  • 来月のメニュー改定の相談
  • スタッフの人事評価
  • 設備投資の検討
  • 年間計画の見直し

対処法: 専用時間を確保(全体の25%程度)

タイプ4:緊急度低・重要度低(時間の無駄)

  • 無関係な雑談
  • 必要性の低い会議
  • 過度な書類整理
  • SNSの確認

対処法: 極力避ける(全体の10%程度)

カフェオーナーの割り込み地獄脱出ストーリー

カフェ「Beans & Dreams」のオーナー・佐藤さん(仮名)の1日は、割り込み業務の連続でした。

改善前の悲惨な1日

9:00 新メニュー企画書作成開始 9:05 スタッフ:「コーヒー豆の在庫確認をお願いします」→10分中断 9:15 企画書再開 9:20 業者から電話:「今月の支払いについて」→15分中断 9:35 企画書再開 9:40 お客様:「WiFiのパスワードを教えて」→5分中断 9:45 企画書再開 9:50 スタッフ:「新人の指導方法を相談したい」→20分中断 10:10 企画書再開…

結果: 2時間で実作業時間はわずか40分、企画書は未完成

時間ブロック法導入後

9:00-10:30 集中ブロック(90分)

  • 新メニュー企画書作成
  • スマホは事務室の引き出しに
  • 「集中中 10:30まで」の札をデスクに
  • スタッフには「緊急事態以外は10:30以降に」と事前通知

10:30-11:00 対応ブロック(30分)

  • 溜まった質問にまとめて回答
  • 業者からの電話対応
  • スタッフとの簡単な相談

11:00-12:00 集中ブロック(60分)

  • 次の重要タスクに集中

結果: 企画書完成+余裕で他の仕事も進行

時間ブロック法の3つの基本原則

原則1:集中ブロックは絶対に守る

集中ブロック中のルール:

  • 電話に出ない(緊急連絡先は別途設定)
  • メール・LINEを見ない
  • スタッフからの質問は「後で」と答える
  • 「集中中」の表示を必ず出す

原則2:対応ブロックで積極的に対応

対応ブロック中のルール:

  • 溜まった質問にまとめて答える
  • 返答が必要な連絡をまとめて処理
  • スタッフとの相談時間に充てる
  • 「今なら時間あります」と声をかける

原則3:緊急事態の基準を明確にする

真の緊急事態の定義(例):

  • お客様の安全に関わること
  • 営業継続に支障をきたすこと
  • 法的問題に発展する可能性があること
  • 当日中に対応しないと大きな損失になること

業態別時間ブロック設計例

居酒屋の場合

朝の部(8:00-12:00)

  • 8:00-9:30:集中ブロック(仕込み計画・発注)
  • 9:30-10:00:対応ブロック
  • 10:00-11:30:集中ブロック(仕込み作業)
  • 11:30-12:00:対応ブロック

昼の部(12:00-17:00)

  • 営業時間のため、30分単位のミニブロック制
  • 14:00-14:30:ミニ集中ブロック
  • 16:00-16:30:ミニ集中ブロック

美容室の場合

午前(9:00-12:00)

  • 9:00-10:30:集中ブロック(企画・計画業務)
  • 10:30-11:00:対応ブロック
  • 11:00-12:00:集中ブロック(技術指導・準備)

午後(13:00-18:00)

  • 営業中心のため、15分単位のマイクロブロック制
  • 15:00-15:15:マイクロ集中(事務処理)
  • 16:30-16:45:マイクロ集中(翌日準備)

割り込み対応の魔法のフレーズ集

スタッフや関係者に時間ブロックを理解してもらうための、効果的なコミュニケーション術です。

集中ブロック中の対応フレーズ

レベル1(軽い割り込み): 「今、集中して作業しているので、10:30に時間を取りますね」

レベル2(相談事): 「大切な話ですね。11時から30分時間を取るので、その時に詳しく聞かせてください」

レベル3(しつこい場合): 「申し訳ないんですが、この作業を完了させることで、後でもっと良いアドバイスができます。○○時まで待っていただけますか?」

対応ブロック中の積極フレーズ

スタッフへ: 「今時間あるので、何か相談や質問がある人はどうぞ」

業者へ: 「お忙しい中ありがとうございます。今お時間いただけるので、詳しくお聞かせください」

デジタルツールを活用した割り込み防止策

スマホ設定の最適化

集中ブロック用設定:

  • おやすみモード:指定時間は通知オフ
  • VIP設定:本当の緊急連絡先のみ通知許可
  • 自動返信:「集中作業中です。○○時以降に返信します」

アプリ活用法

Forest(集中アプリ):

  • 設定時間は木が成長
  • 途中でスマホを触ると木が枯れる
  • ゲーム感覚で集中時間を確保

RescueTime(時間追跡):

  • 実際の集中時間を測定
  • 割り込み頻度を数値化
  • 改善効果を客観的に確認

小さな店舗でも実現できる時間ブロック術

「スタッフが少なくて、時間ブロックなんて無理」という方のための工夫です。

15分ミニブロック法

原理: 短時間でも集中すれば、意外と多くのことができる

実践例:

  • 15分で簡単なPOP 1枚作成
  • 15分で翌日の段取り整理
  • 15分で売上データの確認

早朝・夜間ブロック法

原理: 営業時間外の静かな時間を活用

早朝ブロック(7:00-8:30):

  • 誰もいない静かな環境
  • 最も頭がクリアな時間
  • 重要な企画・計画業務に最適

夜間ブロック(閉店後30分):

  • 1日の振り返りと翌日準備
  • データ分析と改善計画
  • スタッフ評価と指導計画

よくある失敗パターンと対策

失敗1:「ちょっとだけなら」で集中が途切れる

対策:「ちょっとだけ」は存在しない。5分の中断が30分の集中力低下を招く

失敗2:緊急事態の基準が甘すぎる

対策:「本当に今じゃないとダメか?」を必ず自問

失敗3:対応ブロックを作らず、集中ブロックだけ作る

対策: 溜まった対応を処理する時間も必ず確保

失敗4:完璧主義で挫折する

対策: 週3日でも時間ブロックが守れれば大成功

今日から始める時間ブロック3ステップ

ステップ1:明日の集中ブロックを1つ設定

明日の朝一番に60分の集中ブロックを設定してみてください。

ステップ2:「集中中」サインを作る

デスクに置く「集中中」の札を今すぐ作りましょう。

ステップ3:緊急事態の基準を決める

本当の緊急事態の定義を3つ書き出し、スタッフと共有してください。

まとめ:時間をコントロールする者が成功する

時間ブロック法は、単なる時間管理術ではありません。

「時間をコントロールする」という経営者としての重要なスキルです。

割り込み業務に振り回される経営者と、時間をコントロールできる経営者。

この差が、店舗の成長速度を大きく左右します。

今日から時間ブロック法を実践して、「集中できる時間」を確実に確保していきましょう。

1週間後、あなたの作業効率は間違いなく向上しているはずです。


次回は「月初・月半・月末のチェックポイント設定」について、月単位での効果的な振り返りシステムをお伝えします。

※本サイトに記載された店舗名と店主名は、個店情報のため仮名とさせていただいております。

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この記事を書いた人

コピーライター/店舗利益最大化コンサルタント
中小企業診断士(経済産業省登録番号 402345)
絵本作家(構想・シナリオ担当)

・有限会社繁盛店研究所 取締役
・株式会社繁盛店研究出版 代表取締役
・株式会社日本中央投資会 代表取締役
・繁盛店グループ総代表

1975年 静岡県清水市生まれ(現在:静岡市清水区)
自営業の家に生まれ、親戚一同も会社経営をしていることから、小さい頃より受付台にたち、商売を学ぶ。

大学入学と同時にお笑い芸人としての活動を経験。活動中は、九州松早グループの運営するファミリーマートのCMに出演。急性膵炎による父の急死により大学卒業後、清水市役所に奉職。

市役所在職中に中小企業診断士の取得を始める。昼間は市役所で働き、夜は診断士の受験勉強。そして、週末は現場経験を積むため無給でイタリアンレストランでの現場修行を経験。6年間の試験勉強を経て、中小企業診断士資格を取得。

取得を契機に7年目で市役所退職。退職後、有限会社繁盛店研究所(旧:有限会社マーケット・クリエーション)を設立。

お笑い芸人として活動していた経験から、小売店や飲食店、美容室、整体院の客数増加や店内販売活動に、お笑い芸人の思考法や行動スタイル、漫才の手法などを取り入れることで、クライアントの業績が着実に向上していく。

こうした実績を積み上がるに従い、信奉者が増える。独自の繁盛店メソッド「笑人の繁盛術」の考え方で、コンサルティングを行う。

発行するメールマガジンは、専門用語を使わない分かりやすい内容から、メルマガ読者からの業績アップ報告が多く、読者総数は1万人を超える。

会員制コンサルティングサポート「増益繁盛クラブ」を運営。人気テレビ番組ガイアの夜明けにも取り上げられるなど注目を浴びる。これまで北は北海道から南は沖縄、そして、アメリカからも参加する方がいるなど、多くの方が実践を続けている。

コンサルタントが購読する「企業診断」(同友館)からもコンサルタントに向けた連載を依頼されるなど、コンサルタントのコンサルタントとしても活躍中。

どんなに仕事が忙しくとも毎月1回の先祖のお墓参りを大事にしている。家族を愛するマーケッター。

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