継続的改善のためのミーティング運営術

～お店がどんどん良くなる会議の秘密～

「うちの店、毎日同じ問題の繰り返しなんです…」

こんな悩みを抱えていませんか？レジが混雑する、注文ミスが起こる、お客様からの要望に対応できない。毎日バタバタと問題を解決しているけれど、根本的な改善にはつながらない。

実は、その原因は「振り返りをしていない」ことにあります。今日は、お店が確実に良くなっていく魔法のような会議術をお教えします。

なぜ多くのお店で同じ問題が繰り返されるのか？

火消し人生から抜け出せない店長の共通点

多くの個人店オーナーは、毎日が「火消し」の連続です。

• お客様からのクレーム対応
• スタッフのミス対応
• 急な欠勤への対応
• 機械の故障対応

「今日もなんとか乗り切った…」と思って家に帰る。でも翌日、また同じような問題が起こる。

なぜでしょうか？

答えは簡単です。問題を解決しているだけで、原因を取り除いていないからです。

成功している店との決定的な違い

繁盛しているお店の店長は、問題が起きたとき、こう考えます：

❌「今回はこれで対処できた」 ⭕「なぜこの問題が起きたのか？二度と起こらないようにするには？」

この違いが、1年後、3年後の大きな差を生み出します。

継続的改善ミーティングの基本構造

【基本】15分間の魔法の時間割

毎週1回、15分だけ時間を作ってください。この15分が、あなたのお店を劇的に変えます。

【5分】先週起きた問題の振り返り
【5分】原因分析と改善策の検討
【5分】来週の改善実行計画

「そんな時間ないよ！」と思ったあなた。この15分をケチることで、毎日30分の火消し時間を生み出していることに気づいてください。

実際のミーティング進行例

ステップ1：問題の洗い出し（5分）

「今週、困ったことを全部書き出してみましょう」

例：

• 金曜の夜、レジに長蛇の列ができた
• 新人スタッフが注文を間違えた
• 常連のお客様から「前と味が違う」と言われた
• 冷蔵庫の調子が悪くて食材が傷んだ

ステップ2：原因分析（5分）

1つの問題に対して「なぜ？」を3回繰り返します。

例：レジに長蛇の列ができた

• なぜ？→会計に時間がかかったから
• なぜ会計に時間がかかった？→釣り銭の準備ができていなかったから
• なぜ釣り銭の準備ができていなかった？→事前の準備チェックリストがないから

ステップ3：改善実行計画（5分）

具体的な対策を決めて、実行責任者と期限を明確にします。

例：

• 対策：ピーク時間前の準備チェックリスト作成
• 責任者：店長
• 期限：来週火曜日まで
• 確認方法：次回ミーティングで報告

スタッフを巻き込む参加型ミーティング術

「意見を言いやすい」雰囲気作りのコツ

多くの店長は、ミーティングで一方的に話してしまいます。でも、現場で実際に困っているのはスタッフです。

効果的な質問例：

❌「何か問題ありませんか？」 ⭕「今週一番困ったのはどんなことでしたか？」

❌「改善案はありますか？」
⭕「もしあなたがお客さんだったら、どこを直してほしいですか？」

スタッフのアイデアを引き出す3つの魔法の言葉

1. 「なるほど、それは気づかなかった！」 → スタッフの意見を肯定的に受け止める
2. 「他にも何かありますか？」 → さらなる意見を促す
3. 「じゃあ、来週試してみましょう」 → 即座に行動に移す姿勢を示す

改善が続く仕組み作り

記録を残す重要性

人の記憶は曖昧です。口約束だけでは、改善は続きません。

シンプルな記録方法：

【改善ミーティング記録】2024年○月○日

■今週の問題
・○○が発生（担当：△△）

■原因
・□□が不十分だったため

■改善策  
・××を実施する（責任者：○○、期限：○月○日）

■次回確認事項
・××の効果測定

小さな成功を積み重ねる

大きな問題を一度に解決しようとすると挫折します。1週間に1つの小さな改善から始めましょう。

改善例：

• 第1週：レジ横にお箸の補充
• 第2週：メニューの写真を1枚追加
• 第3週：トイレの清掃チェック表作成
• 第4週：スタッフの笑顔練習タイム

よくある失敗パターンと対策

失敗パターン1：「時間がない」と言ってやらない

対策：営業終了後の5分だけでもOK

完璧を求めず、まずは習慣化することが大切です。

失敗パターン2：店長だけが話してスタッフが聞くだけ

対策：必ずスタッフに質問を投げかける

「○○さんはどう思いますか？」を口癖にしましょう。

失敗パターン3：決めたことを実行しない

対策：次回ミーティングで必ず前回の確認をする

実行できなかった場合も責めずに、「なぜできなかったか？」を一緒に考えます。

実際に改善が続いているお店の事例

事例1：居酒屋「○○亭」の場合

問題： 金曜夜の注文ミスが多発

改善プロセス：

• 第1週：注文ミスの記録を開始
• 第2週：ピーク時の役割分担を明確化
• 第3週：復唱確認の徹底
• 第4週：お客様への確認方法を統一

結果： 注文ミスが80%減少、お客様満足度向上

事例2：美容室「□□salon」の場合

問題： 予約時間の遅れが常態化

改善プロセス：

• 第1週：各施術の実際の所要時間を測定
• 第2週：予約間隔の見直し
• 第3週：準備時間の短縮方法を検討
• 第4週：お客様への事前連絡システム構築

結果： 待ち時間クレームがゼロに、リピート率向上

今日から始められる3つのステップ

ステップ1：次回のミーティング日を決める

カレンダーに「改善ミーティング」の予定を入れてください。まずは2週間後から始めましょう。

ステップ2：記録用のノートを1冊用意する

専用のノートまたはファイルを準備します。スマホのメモ機能でもOKです。

ステップ3：スタッフに予告する

「来週から、お店をもっと良くするための短い会議を始めます。みんなの意見を聞かせてください」

まとめ：継続が生み出す奇跡

継続的改善ミーティングは、魔法ではありません。でも、継続することで確実にお店は変わります。

3ヶ月後： 同じ問題の繰り返しが減る 6ヶ月後： スタッフが自主的に改善提案をするようになる 1年後： お客様から「前より良くなったね」と言われる

最初は面倒に感じるかもしれません。でも、1年後の自分とお店のために、今日から始めてみませんか？

明日から使える「改善ミーティング進行シート」を用意しました。まずは来週、15分だけ時間を作って、スタッフと一緒に「今週困ったこと」を話し合ってみてください。

その小さな一歩が、あなたのお店を「問題が起きにくい、みんなが働きやすい」店に変えていきます。