誰でもできる仕組み作りの5つのステップ
〜「属人化」から「標準化」への確実な道筋〜
「うちの店は田中さんがいないと回らないんです…」 「新人を雇っても、なかなか一人前になってくれなくて…」
そんな悩みを抱える経営者の皆さん、実は「誰でもできる仕組み」は、たった5つのステップで作ることができるんです！
今日は、属人化に悩む多くの店舗が実践して成功した、確実で実用的な方法をご紹介します。
なぜ「誰でもできる仕組み」が必要なのか？
【衝撃の実話】ベテラン頼みで倒産寸前になった美容室
札幌の美容室「Hair Studio RAINBOW」（仮名）は、カリスマ美容師の山田さんを中心に15年間営業していました。
山田さんの圧倒的な技術力
- 顧客の80%が山田さん指名
- 他スタッフは「アシスタント」状態
- 新人は山田さんレベルを求められ、次々と退職
- 技術はすべて山田さんの「感覚」と「経験」
そして、悲劇の日… 山田さんが交通事故で3ヶ月入院することに。
その結果…
- 指名客の90%が他店に流出
- 残ったスタッフでは技術レベルが追いつかない
- 新規客も「前と違う」と離れていく
- 3ヶ月で売上が85%ダウン、借金が急増
オーナーの絶望： 「山田さんは確かに天才でした。でも、その天才に頼りすぎて、お店全体が『山田さんという一本の柱』で支えられていただけだったんです。その柱が倒れたら、全部崩れ落ちてしまいました…」
「誰でもできる仕組み」の5つのステップ
ステップ1：【現状把握】何が属人化しているかを見える化する
所要時間：1日
まず、あなたのお店で「特定の人しかできない作業」をすべて洗い出します。
実践方法：
- スタッフリストを作る
- 各スタッフができる業務を○×で表にする
- ×が多い業務を「属人化リスト」として抽出
記録シート例：居酒屋の場合
業務内容 田中 佐藤 鈴木 山田
────────────────────────
煮物の味付け ○ × × ×
刺身の盛り付け ○ × △ ×
レジ締め作業 ○ ○ × ×
新人指導 ○ × × ×
クレーム対応 ○ × × ×
危険度の判定：
- 赤信号：1人しかできない（×が3つ以上）
- 黄信号：2人しかできない（×が2つ）
- 青信号：3人以上ができる
実例：ある洋食屋では、この表を作った結果、12の重要業務のうち8つが「赤信号」でした。「これじゃあ、誰かが休んだら大変なことになる」と初めて現実を認識できました。
ステップ2：【優先順位決定】どれから取り組むかを決める
所要時間：30分
すべてを一度に改善するのは無理なので、優先順位をつけます。
優先順位の判断基準：
- お客様への影響度（高い＝優先）
- 発生頻度（毎日＝優先）
- 教えやすさ（簡単＝優先）
- 緊急度（その人が休む予定＝優先）
優先度マトリックス：
影響大 影響小
頻度高 【A】最優先 【B】2番目
頻度低 【C】3番目 【D】後回し
実例：カフェの優先順位決定
- A最優先：ラテアート（毎日・お客様の満足度に直結）
- B2番目：レジ操作（毎日・でも誰でもできそう）
- C3番目：月末の売上集計（月1回・でも重要）
- D後回し：機械の修理（滅多にない・外注可能）
ステップ3：【技術分解】複雑な技術を単純な手順に分ける
所要時間：2時間
選んだ業務を「誰でもできる手順」に分解します。
分解の3つのコツ：
コツ1：時系列で細かく分ける ❌ 「だし巻き玉子を作る」 ⭕ 「1.卵を割る→2.だし汁を加える→3.混ぜる→4.焼く→5.巻く」
コツ2：感覚を数値化する ❌ 「いい感じの色になるまで」 ⭕ 「きつね色（写真参照）になるまで、約3分間」
コツ3：判断基準を明確化する ❌ 「適当に味見して調整」 ⭕ 「小さじ1/2の塩を加え、甘さが足りなければ砂糖を小さじ1追加」
分解実例：寿司屋のシャリ作り
【従来】「シャリは感覚で握る」
【分解後】
1. 手を水で濡らす（指先が軽く湿る程度）
2. シャリを手の平に25g取る（親指の先端大）
3. 右手で軽く丸める（5回転）
4. 左手で形を整える（楕円形、長さ4cm）
5. 軽く押さえる（卵を握る程度の力）
6. ネタを乗せる前に表面を平らにする
ステップ4：【教材作成】マニュアルと教育ツールを作る
所要時間：3時間
分解した手順を、誰でも理解できる形にします。
教材の3点セット：
1. 写真付きマニュアル
- 各工程の写真（手の動き、材料の状態）
- 完成品の理想的な状態
- NGパターンの例
2. チェックリスト
- 各工程で確認すべきポイント
- 初心者でも漏れなくできる仕組み
3. 練習用動画
- スマホで撮影した実演動画
- 繰り返し見られるように編集
実例：ラーメン店のチャーシュー作り教材
写真付きマニュアル：
- 肉の下ごしらえ（筋の取り方、紐の巻き方）
- 焼き色の付け方（フライパンでの焼き時間）
- 煮込み具合の判断（箸で刺したときの手応え）
チェックリスト：
□ 肉の表面に焼き色がついている
□ 煮汁が半分以下に減っている
□ 箸がスッと通る柔らかさ
□ 中心温度が75度以上
練習用動画（各1-2分）：
- 「紐の巻き方編」
- 「焼き色の付け方編」
- 「煮込み時間の見極め編」
ステップ5：【実践と改善】実際にやってもらい、問題点を修正
所要時間：1週間
作った教材を使って、実際に教育を行います。
実践の進め方：
Day1-2：見学とメモ取り
- 新人はマニュアルを見ながら、ベテランの作業を観察
- 疑問点や分からない部分をメモ
Day3-4：サポート付き実践
- ベテランがそばで見守りながら、新人が実際に作業
- うまくいかない部分を記録
Day5-7：独立実践
- 新人一人で作業（ベテランは別の作業）
- 完成品の品質をチェック
改善の記録例：
【問題点】手順3で時間がかかりすぎる
【原因】「軽く混ぜる」の表現が曖昧
【改善】「時計回りに10回かき混ぜる」に変更
【問題点】焼き色の判断ができない
【原因】写真だけでは分からない
【改善】実物サンプルを冷凍保存して比較用に使用
【大成功事例】居酒屋チェーンの標準化革命
全国に30店舗を展開する居酒屋チェーン「○○酒場」では、5つのステップで劇的な改善を実現しました。
Before：店舗ごとのバラつき
- 同じメニューでも店舗で味が違う
- 新店舗の立ち上げに6ヶ月かかる
- アルバイトの定着率が低い（3ヶ月で50%退職）
- クレームが多発
5つのステップ実践結果
ステップ1実施：25の主要業務のうち18が属人化していることが判明
ステップ2実施：優先順位を決定
- A最優先：看板メニュー5品の調理法
- B2番目：接客の基本対応
- C3番目：レジ・清掃業務
ステップ3実施：技術分解
- 看板メニューの唐揚げを27工程に分解
- 「秘伝のタレ」の調合比率を数値化
- 接客用語を場面別にスクリプト化
ステップ4実施：教材作成
- 全メニューの写真付きマニュアル完成
- 新人用の練習動画を50本作成
- スマホで見られるデジタル教材に
ステップ5実施：1ヶ月間のテスト運用
After：驚異的な改善結果
- 新店舗の立ち上げ期間：6ヶ月→3週間
- アルバイト定着率：50%→85%
- 味のバラつき：ほぼゼロ
- クレーム件数：80%減少
- 客単価：平均15%アップ（品質安定による）
本部責任者のコメント： 「最初は『職人の技は標準化できない』と思っていました。でも、5つのステップで進めてみると、実は標準化できない技術なんてほとんどないことが分かりました。今では新人でも2週間で戦力になります」
各ステップの「よくある失敗」と対策
ステップ1の失敗：「全部が属人化している」
対策：まず1つだけに絞る。完璧を求めず、できそうなものから始める。
ステップ2の失敗：「優先順位が決められない」
対策：「今日その人が休んだら一番困ること」から始める。
ステップ3の失敗：「分解しすぎて複雑になる」
対策：中学生でも分かるレベルまで簡単にする。専門用語は使わない。
ステップ4の失敗：「完璧な教材を作ろうとする」
対策：60点でもまず作る。使いながら改善していく。
ステップ5の失敗：「うまくいかないと諦める」
対策：うまくいかない部分こそ改善のチャンス。記録して次に活かす。
5つのステップ成功の秘訣
秘訣1：小さく始める
- いきなり全部をやろうとしない
- 1つ成功したら次に進む
- 成功体験の積み重ねが重要
秘訣2：チーム全体で取り組む
- ベテランも巻き込む（「技術の継承」として評価）
- みんなで改善していく文化を作る
- 成功したら全員で喜ぶ
秘訣3：継続的改善
- 一度作って終わりではない
- 定期的に見直して更新
- 使う人の意見を積極的に取り入れる
今日からできる「5ステップ」スタートガイド
今日（15分）
「属人化リスト」を作成してみる
明日（10分）
優先順位を決める（1つだけでOK）
今週末（2時間）
選んだ1つの作業を観察して分解する
来週（1時間）
簡単なマニュアルを作成する
来月
新人やパートさんに実際に使ってもらう
まとめ：「属人化」は悪ではない、「依存」が問題
「属人化」そのものは悪いことではありません。スタッフそれぞれに得意分野があるのは自然なことです。
問題は「依存」することです。つまり：
- その人がいないと困る（依存）→ ❌
- その人がいるとさらに良くなる（活用）→ ⭕
5つのステップを実践することで、スタッフの個性と技術を活かしながら、誰でも基本ができる安定した経営が実現できます。
まずは小さな一歩から。今日、「一番属人化している作業」を1つ選んで、ステップ1から始めてみませんか？
次回は「多能工化でリスク分散する人材育成法」について、具体的な教育プログラムを詳しく解説します。
「うちのスタッフにも色々な仕事を覚えてもらいたい」という方は、ぜひお楽しみに！
今すぐできるアクション 今から5分間で、あなたのお店の「属人化リスト」を作ってみてください。問題を見える化することが、解決への第一歩です！
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